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Procédure de suspension et retrait des certificats

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Certification by DNV GL

Suspension : Invalidation d’un certificat pendant une durée determinée 

Retrait : Invalidation permanente d’un certificat 

Déclenchement du processus de suspension ou retrait  

DNV GL – Business Assurance peut engager une procédure de suspension dans les cas où, par exemple : 

1. Le système de management certifié n’a pas répondu aux exigences de la certification de manière persistente et sérieuse, par exemple : 

  • L'incapacité à répondre de manière appropriée aux non-conformités identifiées
  • Le système de management ne reflète pas l'organisation et/ou les processus actuels, à la suite de changements importants, d'acquisitions, diversifications ou autres
  • Une part importante du système de management n'est pas déployée

2. Le Client n'a pas autorisé la réalisation des audits de surveillance et/ou de recertification selon la fréquence requise ou planifiée 

3. Non-respect des termes de l’accord de certification signé, par exemple :

  • Absence de règlement des factures
  • Utilisation incorrecte ou abusive des marques de certification et/ou de la référence faite à la certification

4. Le Client a volontairement requis une suspension temporaire 

5. Constat reçu de la part d'autorités, Clients, etc., susceptibles de remettre en cause le statut du certificat, par exemple :

  • Preuve d'une non-conformité à des exigences réglementaires/légales applicables au système de management certifié
  • Preuve d'inefficacité du (des) système(s) de management à la suite d'incidents/accidents importants

Le management et les personnels autorisés au sein de l'unité DNV GL – Business Assurance ayant émis le certificat doivent décider des mesures devant être prises, sur la base et en considération de l'analyse en bonne et due forme des preuves. Si la suspension est décidée, le processus ci-dessous doit être respecté.  

La suspension d'un certificat est normalement considérée comme une première phase, suivie du retrait si les points motivant la suspension ne sont pas résolus dans les délais impartis. En fonction de l'importance du cas, DNV GL – Business Assurance pourra décider de procéder directement au retrait du certificat. 

Lorsqu'une défaillance du système de management est liée à une partie spécifique de l'organisation, des produits particuliers, etc., DNV GL – Business Assurance pourra aussi envisager la réduction du périmètre de certification comme une alternative à la suspension. DNV GL – Business Assurance pourra également décider d'adresser un avertissement au Client, l'alertant sur le fait qu'une suspension est envisagée. 

Suspension 

La décision de suspendre un certificat doit être communiquée par écrit au Client. La lettre devra détailler :

  • Une déclaration de la décision de suspension du certificat comprenant la description appropriée de la situation, les arguments et la référence aux preuves objectives
  • Le droit de réponse et d'appel à la décision. Normalement, 10 jours sont accordés pour la présentation écrite d'une réponse ou d'un appel. Un appel peut être déposé par le biais de la procédure d'appel, plaintes et contestations
  • La date d'entrée en vigueur de la suspension (normalement à compter de la date effective de réception de la lettre)
  • Les conditions et délais d'action pour mettre un terme à la suspension, et les conséquences potentielles si des actions adéquates ne sont pas conduites
  • Les moyens de suivi exigés par DNV GL – Business Assurance pour vérifier que les conditions sont à nouveau satisfaites et que les actions correctives requises ont été effectivement mises en œuvre
  • Une déclaration indiquant que le certificat est invalide pendant sa période de suspension et qu'il est interdit de faire appel à toute forme de promotion contenant une référence à la certification pendant toute la durée de la suspension
  • Une déclaration indiquant que le Client et DNV GL – Business Assurance devront tous deux informer tout demandeur de la suspension du certificat

Un certificat ne peut être suspendu pour une durée excédant 6 mois. 

Suivi  

DNV GL – Business Assurance vérifiera que les conditions sont à nouveau remplies et que les actions correctives demandées ont bien été mises en œuvre. En fonction des résultats de cette vérification, DNV GL – Business Assurance pourra :

  • Soit déclarer un résultat positif, surseoir à la suspension et revalider le certificat
  • Soit déclarer un résultat négatif en raison de l'incapacité à résoudre les points qui ont motivé la suspension. Cette situation doit normalement déclencher un retrait permanent du certificat (voir ci-dessous)
  • Dans tous les cas, le Client recevra une lettre confirmant officiellement le résultat du suivi

Retrait  

Le retrait doit être envisagé si :

  • Le Client ne répond pas aux conditions de la suspension
  • Une suspension n'est pas considérée comme étant une action envisageable
  • La décision de retirer un certificat doit être signifiée au Client par écrit et comprendre les exigences relatives :
  • A l'arrêt immédiat de l'utilisation des marques de certification et de référence à la certification
  • Au retour du(des) certificat(s) et des copies à DNV GL – Business Assurance
Le Client a le droit de présenter un recours. Un appel peut être déposé par le biais de la procédure d'appel, plaintes et contestations.
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